Datenschutzerklärung – eBox via GD Vereinfachung und Digitalisierung (FÖD BOSA)
Die Generaldirektion Vereinfachung und Digitalisierung des Föderalen Öffentlichen Dienstes Politik und Unterstützung (nachfolgend als „GD Vereinfachung und Digitalisierung“ bezeichnet) sorgt für den Schutz Ihrer Privatsphäre und handelt diesbezüglich stets in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Lesen Sie die vorliegende Datenschutzerklärung durch, um mehr darüber zu erfahren, wie personenbezogene Daten im Rahmen dieses Dienstes erhoben und verarbeitet werden.
Die GD Vereinfachung und Digitalisierung stellt die eBox über verschiedene Kanäle – das My-eBox-Portal und die mobile MyGov.be-Anwendung – bereit.
Die GD Vereinfachung und Digitalisierung nimmt außerdem zugelassene Dienstleister sowie andere Behörden für die Bereitstellung der Nachrichten in der eBox in Anspruch. Lesen Sie bitte ebenfalls die Datenschutzerklärungen dieser Organisationen, bevor sie die von ihnen angebotenen Dienste in Anspruch nehmen.
1. Sicherheit
Die GD Vereinfachung und Digitalisierung sowie die zugelassenen Dienstleister und andere Behörden, die Nachrichten in der eBox bereitstellen, verpflichten sich, alle angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor Vernichtung, Verlust, unbeabsichtigter Änderung, Beschädigung und Offenlegung erforderlich sind.
Zur Gewährleistung dieses Sicherheitsniveaus wird insbesondere auf die Verschlüsselung der Kommunikation zwischen dem Server und Ihrem Computer, die Verschlüsselung der Daten sowie regelmäßige Back-ups zurückgegriffen.
2. Personenbezogene Daten und Zwecke
Bevor Sie die eBox nutzen können, müssen Sie sich im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Identifizierung und Authentifizierung zunächst registrieren. Eine Verwendung der eBox ohne ordnungsgemäße Identifizierung und Authentifizierung ist nicht möglich, da ausschließlich berechtigte Empfänger auf die entsprechenden Dokumente zugreifen dürfen. Die Daten werden verarbeitet, um die Nachrichten, die von den Absendern an sie gerichtet werden, an Sie zu übermitteln.
Ihre Daten werden außerdem verarbeitet, um Ihnen Dienstmitteilungen wie Nachrichten über die Wartung des Dienstes senden zu können oder um Sie über das Vorhandensein von Nachrichten in Ihrer eBox in Kenntnis zu setzen. Damit wir Sie über das Vorhandensein einer Nachricht in Ihrer eBox in Kenntnis setzen können, müssen Sie in der Regel Ihre Zustimmung erteilen. Rufen Sie die betreffende Nachricht nicht ab, erhalten Sie innerhalb eines Monats eine automatische Erinnerung. Sollten Sie Ihre eBox während der Dauer eines Jahres nicht konsultieren, kann die GD Vereinfachung und Digitalisierung – nach entsprechender Mitteilung an Sie – die Deaktivierung Ihrer eBox vornehmen.
Während des Registrierungsverfahrens werden die folgenden Daten registriert: Ihr Name und Vorname, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Spracheinstellung, Ihre Auswahl, ob Sie über eine neue Nachricht benachrichtigt werden möchten oder nicht, Ihr digitaler Schlüssel und Ihre Nationalregisternummer. Auch Kontaktdaten, die Sie an das Nationalregister übermittelt haben, und/oder Ihre beim Föderalen Authentifizierungsdienst (FAS) erhobenen Daten können nach Ihrer Zustimmung verwendet werden, um Sie für die oben genannten Zwecke zu kontaktieren. Zur Überprüfung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen bei Ihrer Registrierung bzw. spätestens dann, wenn wir Sie an dieser Adresse kontaktieren, einen Code an diese Adresse. Geben Sie keine E-Mail-Adresse an oder ist die bereitgestellte Adresse nicht korrekt, wird Ihre Registrierung bei eBox abgebrochen und Sie erhalten Ihre Nachrichten wieder in Papierform.
Während des Registrierungsverfahrens zeigen wir Ihnen Ihre Postleitzahl. Wenn Sie damit einverstanden sind, verwenden wir Ihre Postleitzahl auf anonymisierte Weise für Statistiken über die Nutzung der eBox. Das bedeutet, dass wir diese Information anschließend nicht in einer Weise speichern oder verarbeiten, in der sie noch mit Ihnen in Verbindung gebracht werden kann.
Um von privaten qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern Benachrichtigungen in Ihrer eBox zu erhalten, mit denen Sie über das Vorliegen eines elektronischen Einschreibens eines Unternehmens oder einer sonstigen Person informiert werden, können Sie eine gesonderte Einwilligung erteilen.
Um über private qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter elektronische Einschreiben von Unternehmen oder sonstigen Personen direkt in Ihrer eBox zu empfangen, können Sie ebenfalls eine gesonderte Einwilligung erteilen, sobald dieser Dienst verfügbar ist. Wenn Sie sich für diesen Dienst entscheiden, können Sie optional die folgenden Daten übermitteln: Adresse, zweiter Vorname, Telefonnummer(n), zusätzliche E-Mail-Adresse, Geburtsjahr. Diese Daten werden ausschließlich zu Ihrer Identifizierung verwendet, um Ihnen elektronische Einschreiben zuzustellen, ohne dass eine Weitergabe an andere Parteien erfolgt.
Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung kann der private qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter bestimmte Sie betreffende Daten an die GD Vereinfachung und Digitalisierung bereitstellen. Die GD Vereinfachung und Digitalisierung verwendet diese Daten ausschließlich für Ihre Identifizierung, um Ihnen die Benachrichtigungen bzw. die eigentlichen elektronischen Einschreiben zuzustellen. Es handelt sich um die folgenden Daten: Vorname, Name, E-Mail-Adresse, zweiter Vorname, Telefonnummer(n), zusätzliche E-Mail-Adresse, Geburtsjahr, Nationalregisternummer (NRN), sofern der Absender befugt ist, diese Nummer an die GD Vereinfachung und Digitalisierung verfügt, welche selbst befugt ist, die NRN zum Zwecke der Identifizierung und Authentifizierung zu verwenden.
3. Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung Ihrer Daten während Ihrer Registrierung und Ihrer Nutzung der eBox ist auf Grundlage von Artikel 9 des Gesetzes vom 27. Februar 2019 über den elektronischen Austausch von Nachrichten über die eBox („eBox-Gesetz“) gerechtfertigt, wobei die GD Vereinfachung und Digitalisierung als für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortlicher benannt wird, die für die Verwaltung und die Gewährleistung des ordnungsgemäßen Funktionierens der von der GD Vereinfachung und Digitalisierung angebotenen eBox erforderlich sind. Artikel 8 des eBox-Gesetzes enthält die gesetzliche/rechtliche Grundlage für die Nutzung der Nationalregisternummer und Ihrer Kontaktdaten durch die GD Vereinfachung und Digitalisierung.
Diese Daten werden im Hinblick auf Ihre ordnungsgemäße Identifizierung und Authentifizierung verarbeitet, damit Sie die eBox nutzen können und Ihnen Nachrichten an Ihre eBox gesendet werden können. Sie werden außerdem für Dienstmitteilungen verwendet, möglicherweise um Sie zu benachrichtigen, dass eine neue Nachricht in Ihrer eBox vorhanden ist, dass eine Nachricht nicht abgerufen wurde oder dass Ihre eBox über einen längeren Zeitraum nicht abgerufen wurde und daher deaktiviert wird. Diese Verarbeitungstätigkeiten werden auch dann von der GD Vereinfachung und Digitalisierung vorgenommen, wenn Sie eBox-Nachrichten über My eBox oder einen anderen Kanal der GD Vereinfachung und Digitalisierung abrufen. Bei ausdrücklicher Beendigung Ihrer Nutzung der eBox, bei Deaktivierung Ihrer eBox oder im Falle Ihres Ablebens werden die entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten beendet.
Im Hinblick auf die Verarbeitungstätigkeiten, die für jede individuelle Bereitstellung von Nachrichten erforderlich sind, werden die Absender in Artikel 10 des eBox-Gesetzes als für die Verarbeitung Verantwortliche festgelegt. In dieser Eigenschaft bestimmen sie die Empfänger der Nachrichten sowie den Inhalt und die Aufbewahrungsfrist der bereitgestellten Nachrichten.
Die GD Vereinfachung und Digitalisierung zieht zugelassene Dienstleister heran, die als Verantwortliche für die Verarbeitung der Daten auftreten, welche zur Bereitstellung der Nachrichten in der eBox gemäß Artikel 11 des eBox-Gesetzes erforderlich sind. Die zugelassenen Dienstleister müssen die Pflichten im Sinne des Königlichen Erlasses zur Festlegung der Bedingungen, des Verfahrens und der Folgen der Zulassung von Dienstleistern für den elektronischen Austausch von Nachrichten („Arrêté royal fixant les conditions, la procédure et les conséquences de l'agrément de prestataires de services pour l’échange électronique de messages par le biais de l’eBox“) über die eBox erfüllen. Andere Behörden können ebenfalls Nachrichten in der eBox bereitstellen, nachdem sie vergleichbare Anforderungen erfüllt haben. Sie treten ebenfalls als Verantwortliche für die Verarbeitung der Daten auf, die zur Bereitstellung der Nachrichten in der eBox erforderlich sind. Die zugelassenen Dienstleister bzw. anderen Behörden können Ihnen die Nachrichten erst dann bereitstellen und Sie diesbezüglich informieren, nachdem Sie den betreffenden Dienstleistern bzw. Behörden Ihr ausdrückliches Einverständnis erteilt haben. Die zugelassenen Dienstleister können Ihre Nachrichten erst einsehen, nachdem Sie ihnen Ihr ausdrückliches diesbezügliches Einverständnis erteilt haben. Zugelassene Dienstleister können nach Artikel 11 des eBox-Gesetzes Ihre Nationalregisternummer verwenden, um Sie beim Anbieten des Dienstes zu identifizieren. Die anderen Behörden können Ihre Nationalregisternummer verwenden, um Sie beim Anbieten des Dienstes zu identifizieren, sofern sie über die erforderliche rechtliche Grundlage verfügen.
Sie erhalten Informationen der GD Vereinfachung und Digitalisierung über das Vorhandensein einer Nachricht in der eBox und über den Lesestatus einer Nachricht, um Sie möglicherweise zu benachrichtigen, dass eine neue Nachricht in Ihrer eBox vorhanden ist, dass eine Nachricht nicht abgerufen wurde oder dass Ihre eBox über einen längeren Zeitraum nicht konsultiert wurde und daher deaktiviert wird.
Nachdem die GD Vereinfachung und Digitalisierung Ihre Daten vom privaten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter erhalten hat und Ihre Identität anhand dieser Daten (durch Abgleich mit den ihr zur Verfügung stehenden Daten) festgestellt hat, stellt die GD Vereinfachung und Digitalisierung dem privaten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter eine bedeutungslose Identifikationsnummer bereit. Der private qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter verwendet die vorübergehende bedeutungslose Identifikationsnummer für die Zustellung der Benachrichtigung bzw. des elektronischen Einschreibens in Ihrer eBox. Die GD Vereinfachung und Digitalisierung behält die Verbindung zwischen Ihrer Nationalregisternummer und der bedeutungslosen Identifikationsnummer bis zur Zustellung der Nachricht beim Empfänger und löscht spätestens nach Ablauf von sechs Monaten die vom privaten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter bereitgestellten Sie betreffenden Daten sowie Ihre vorübergehende Identifikationsnummer.
Im „CSAM“-Portal können Sie unter der Rubrik „Meine Zustimmungen“ jederzeit Ihre Zustimmungen zur Nutzung der eBox, zur Auswahl eines zugelassenen Dienstleisters oder einer anderen Behörde zum Empfang Ihrer Nachrichten, zum Empfang von Benachrichtigungen von privaten qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern oder zum Empfang von elektronischen Einschreiben von Unternehmen oder anderen Personen in Ihrer eBox verwalten oder widerrufen.
Wie in der DSGVO vorgesehen, können Sie weitere Angaben zu den Verarbeitungsmodalitäten erhalten, indem Sie sich unter den nachstehenden Kontaktdaten an die GD Vereinfachung und Digitalisierung wenden.
4. Cookies
Für die eBox werden sogenannte „Cookies“ verwendet. Das sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser auf Ihrem Computer gespeichert werden.
Die Cookies werden verwendet, um die von Ihnen bevorzugte Sprache zu speichern, um Sie bei Ihrer Nutzung des eBox-Dienstes zu identifizieren und um nicht personalisierte Statistiken bezüglich des Besuchs des Dienstes zu erstellen.
Sie können die Verwendung von Cookies in Ihrem Browser deaktivieren; in diesem Fall können jedoch bestimmte Teile des Dienstes nicht genutzt werden.
Sitzungscookies sind nur während Ihres Besuchs gültig.
Cookies für Ihre Sprachpräferenz bleiben gültig, solange Sie sich nicht abgemeldet haben oder solange Sie diese nicht über die Cookie-Verwaltung entfernt haben.
5. Protokolldateien
Außer den oben genannten Daten registriert die GD Vereinfachung und Digitalisierung bei der Nutzung des eBox-Dienstes Ihre IP-Adresse, Ihren Browser, Ihr Betriebssystem, den externen Dienst, der Sie zu diesem Dienst weitergeleitet hat, sowie das Datum und die Uhrzeit des Besuchs von jeder Seite. Diese Informationen werden ausschließlich zu statistischen Zwecken sowie zur weiteren Optimierung dieses Dienstes erhoben. Die auf diese Weise erhobenen Daten werden in keinem Fall an die personenbezogenen Daten gekoppelt, die während des Registrierungsverfahrens Sie betreffend erhoben wurden.
In Erfüllung der Bestimmungen von Artikel 4 des eBox-Gesetzes speichert die GD Vereinfachung und Digitalisierung die betreffenden Informationen auf gesicherte Weise, damit folgende gesetzliche Verpflichtungen während eines Zeitraums von 10 Jahren eingehalten werden können:
- eindeutige Feststellung des Versand- und Empfangszeitpunkts;
- Registrierung und Bereitstellung eines Versand- und Empfangsbelegs im System;
- Registrierung der Identität des Nutzers und des Empfängers, des Versand- und Empfangszeitpunkts, der Benachrichtigung und der eindeutigen Nummer, die der Nachricht zugewiesen wurde;
- Feststellung von Systemfehlern und Registrierung der Zeitpunkte, zu denen Systemfehler den Versand oder den Empfang verhindern und Bereitstellung dieser Informationen an die Betroffenen.
6. Recht auf Auskunft, Anpassung, Berichtigung und Löschung von Daten sowie Einschränkung der Verarbeitung
Wie in der Datenschutz-Grundverordnung vorgesehen, können Sie Ihre von der GD Vereinfachung und Digitalisierung verarbeiteten personenbezogenen Daten jederzeit einsehen oder Informationen über die Verarbeitungsmodalitäten erhalten und dürfen Sie Ihre personenbezogenen Daten kostenlos berichtigen (lassen), indem Sie die GD Vereinfachung und Digitalisierung unter den folgenden Kontaktdaten kontaktieren oder indem Sie dies selbst über Ihre eBox tun. Sie haben zudem das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder deren Löschung zu erwirken, oder die Beendigung bestimmte Arten der Verarbeitung zu beantragen. In einigen Fällen werden Sie die eBox dann nicht mehr nutzen können.
Jede Person hat das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen. Diese kann wie folgt kontaktiert werden:
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-Mail: contact@apd-gba.be
7. Änderungen
Die GD Vereinfachung und Digitalisierung behält sich das Recht vor, die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Änderungen an der Datenschutzerklärung werden über die eBox mitgeteilt. Die vorliegende Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 17. Juni 2025 überarbeitet.
8. Kontaktdaten
Die GD Vereinfachung und Digitalisierung ist für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten verantwortlich und verfügt über einen Datenschutzbeauftragten, der für die Vertraulichkeit und Sicherheit sowie die Einhaltung der Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung zuständig ist. Sie können diesen Beauftragten für alle Ihre Datenschutzfragen unter dpo@bosa.fgov.be kontaktieren. Vorfälle und Beschwerden können per E-Mail gesendet werden an: dpo@bosa.fgov.be.
Sie können die GD Vereinfachung und Digitalisierung unter folgender Adresse kontaktieren: FÖD BOSA, GD Vereinfachung und Digitalisierung, Boulevard Simon Bolivar 30, 1000 Brüssel, per E-Mail unter info@bosa.fgov.be oder unter der Telefonnummer +32 (0)2 740 74 74