Privacyverklaring eBox via de FOD BOSA, DG Vereenvoudiging en Digitalisering
De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, directoraat-generaal Vereenvoudiging en Digitalisering, (“DG Vereenvoudiging en Digitalisering”) draagt zorg voor jouw privacy en handelt hierbij steeds in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG). Lees deze Privacyverklaring om meer te weten te komen over de manier waarop persoonsgegevens worden ingezameld en verwerkt in het kader van deze dienst.
DG Vereenvoudiging en Digitalisering ontsluit zelf de eBox via verschillende kanalen, namelijk via het My eBox portaal en via de mobiele toepassing myGov.be
DG Vereenvoudiging en Digitalisering doet ook beroep op erkende dienstverleners en op andere overheden voor het ontsluiten van de berichten in de eBox. Gelieve ook de privacyverklaring van deze organisaties te lezen alvorens een keuze te maken voor de diensten door hen aangeboden.
1. Veiligheid
DG Vereenvoudiging en Digitalisering alsook de erkende dienstverleners en andere overheden die eBox berichten ontsluiten, verbinden zich ertoe om al de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging of openbaarmaking.
Om deze veiligheid te garanderen, wordt onder meer gebruik gemaakt van versleuteling van de communicatie tussen de server en jouw computer, encryptie van de gegevens en periodieke backups
2. Persoonsgegevens en doeleinden
Vooraleer de eBox te kunnen gebruiken dien je je te registreren met het oog op correcte identificatie en authenticatie. De eBox gebruiken is niet mogelijk zonder correcte identificatie en authenticatie omdat enkel de juiste bestemmeling toegang mag krijgen tot de juiste documenten. De gegevens worden verwerkt om je de berichten vanwege de verzenders die aan jou gericht zijn, ter beschikking te stellen.
Je gegevens worden ook verwerkt om jou dienstmededelingen te kunnen versturen zoals een bericht over het onderhoud van de dienst of om je te kunnen verwittigen over de aanwezigheid van een bericht in jouw eBox. Om verwittigd te worden over de aanwezigheid van een bericht in jouw eBox zal je in de meeste gevallen je toestemming moeten geven. Indien je het bericht niet consulteert, zal je automatisch binnen de maand een herinnering ontvangen. Indien je jouw eBox gedurende een jaar niet consulteert kan DG Vereenvoudiging en Digitalisering deze deactiveren na je hierover een bericht te hebben gestuurd.
Tijdens het registratieproces worden volgende gegevens geregistreerd: je naam en voornaam, je emailadres, je taalkeuze, je keuze om al dan niet verwittigd te worden over een nieuw bericht, je digitale sleutel en je rijksregisternummer. Ook contactgegevens zoals door jou ingegeven in het Rijksregister en/of je contactgegevens zoals ingezameld binnen Federale Authenticatiedienst (FAS) kunnen na jouw toestemming gebruikt worden om je te contacteren voor de doeleinden zoals hierboven vermeld. Je emailadres zal geverifieerd worden door je een code te sturen naar je emailadres tijdens je registratie en later op momenten dat wij je contacteren op dit adres. Indien je geen emailadres opgeeft of indien het adres niet correct blijkt, zal jouw registratie voor eBox stoppen en zal je je berichten terug op papier ontvangen.
Tijdens het registratieproces tonen wij je jouw postcode. Indien je ermee akkoord gaat gebruiken wij dit op geanonimiseerde manier met het oog op statistieken over het gebruik van de eBox. Dit betekent dat wij het gegeven verder niet opslagen of verwerken op een manier waarop het nog met jou in verband kan worden gebracht.
Om in je eBox notificaties te ontvangen van private verleners van gekwalificeerde vertrouwensdiensten om je te verwittigen dat een onderneming of andere persoon je een elektronisch aangetekend schrijven heeft gestuurd, zal je apart je toestemming kunnen geven.
Ook om in je eBox rechtstreeks elektronisch aangetekende berichten van een onderneming of andere persoon te ontvangen via private verleners van gekwalificeerde vertrouwensdiensten, zal je apart je toestemming kunnen geven zodra deze dienst beschikbaar is. Indien je hiervoor kiest, kan je optioneel volgende gegevens opgeven: adres, tweede naam, telefoonnummer(s), bijkomend emailadres, geboortejaar. Deze gegevens worden enkel gebruikt om je te identificeren met het oog op het bezorgen van de elektronisch aangetekende berichten en nooit gedeeld met andere partijen.
De private verlener van gekwalificeerde vertrouwensdiensten kan met jouw expliciete goedkeuring een aantal gegevens over jou aan DG Vereenvoudiging en Digitalisering bezorgen. DG Vereenvoudiging en Digitalisering gebruikt deze gegevens enkel om je te identificeren met het oog op het bezorgen van de notificaties of de elektronisch aangetekende berichten zelf. Het gaat om de volgende gegevens: naam, familienaam, emailadres en optioneel adres, tweede naam, telefoonnummer(s), bijkomend emailadres, geboortejaar, RRN nummer als de verzender machtiging heeft om het nummer door te geven aan DG Vereenvoudiging en Digitalisering die een machtiging heeft om het RRN nummer te gebruiken voor doeleinden van identificatie en authenticatie.
3. Verwerking van persoonsgegevens
De verwerking van je gegevens tijdens jouw registratie en tijdens je gebruik van de eBox is gerechtvaardigd op basis van artikel 9 in de wet van 27 februari 2019 inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox (‘eBox-wet’) waarin DG Vereenvoudiging en Digitalisering wordt aangeduid als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn voor het beheer en voor het verzekeren van de goede werking van de door hem aangeboden eBox. Artikel 8 van de eBox-wet voorziet de wettelijke/juridische basis voor het gebruik door DG Vereenvoudiging en Digitalisering van het rijksregisternummer en voor gebruik van uw contactgegevens.
Deze gegevens worden verwerkt met het oog op uw correcte identificatie en authenticatie zodat je kan gebruik maken van de eBox en zodat berichten je kunnen worden aangeboden in jouw eBox. Ze worden ook gebruikt voor dienstmededelingen, eventueel om je te verwittigen als er een nieuw bericht in je eBox aanwezig is, als het bericht niet geconsulteerd wordt of als jouw eBox langdurig niet geconsulteerd wordt alvorens deactivering. Deze verwerkingen gebeuren ook door DG Vereenvoudiging en Digitalisering als je eBox berichten consulteert via My eBox of via een ander kanaal van DG Vereenvoudiging en Digitalisering. Deze verwerkingen stoppen als je het gebruik van de eBox uitdrukkelijk stopzet, bij deactivering van je eBox of bij je overlijden.
Wat de verwerkingen die nodig zijn voor elke individuele terbeschikkingstelling van berichten betreft, zijn de verzenders in artikel 10 van de eBox-wet aangeduid als verwerkingsverantwoordelijken. Zij bepalen in deze hoedanigheid naar wie een bericht gestuurd wordt als ook de inhoud en de bewaartermijn van de ter beschikking gestelde berichten.
DG Vereenvoudiging en Digitalisering doet beroep op erkende dienstverleners die optreden als verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens nodig voor het ontsluiten van de berichten in de eBox overeenkomstig artikel 11 van de eBox-wet. De erkende dienstverleners dienen te voldoen aan de verplichtingen in het koninklijk besluit tot vaststelling van de voorwaarden, de procedure en de gevolgen van de erkenning van dienstverleners voor elektronische uitwisseling van berichten via eBox. Ook andere overheden kunnen berichten in de eBox ontsluiten nadat zij voldoen aan gelijkaardige vereisten. Ook zij treden op als verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens die nodig zijn voor het ontsluiten van de berichten in de eBox. Deze erkende dienstverleners of andere overheden kunnen de berichten voor jou slechts ontsluiten en je hierover verwittigen na jouw uitdrukkelijke keuze hiervoor. Zij kunnen geen inzage krijgen in jouw berichten tenzij je daarmee expliciet akkoord gaat. Nadat zij erkend zijn kunnen zij overeenkomstig artikel 11 van de eBox-wet jouw rijksregisternummer gebruiken om je te identificeren bij het aanbieden van de dienst. De andere overheden kunnen jouw rijksregisternummer gebruiken om je te identificeren bij het aanbieden van de dienst als zij over de nodige rechtsgrond beschikken.
Zij ontvangen van DG Vereenvoudiging en Digitalisering informatie over de aanwezigheid van een bericht in de eBox en over de leesstatus van een bericht, om je eventueel te verwittigen als er een nieuw bericht in je eBox aanwezig is, als het bericht niet geconsulteerd wordt of als je eBox langdurig niet geconsulteerd wordt alvorens deactivering.
DG Vereenvoudiging en Digitalisering zal, na het ontvangen van jouw gegevens van de private verlener van gekwalificeerde diensten en na jouw identiteit aan de hand van die gegevens te hebben vastgesteld (door deze te vergelijken met de gegevens waarover DG Vereenvoudiging en Digitalisering beschikt), een betekenisloos identificatienummer te bezorgen aan de private verlener van gekwalificeerde vertrouwensdiensten. De private verlener van gekwalificeerde vertrouwensdiensten zal het tijdelijk betekenisloos identificatienummer gebruiken om de notificatie of het elektronisch aangetekend bericht te verzenden naar je eBox. DG Vereenvoudiging en Digitalisering behoudt de link tussen jouw rijksregisternummer en het betekenisloos identificatienummer totdat het bericht werd afgeleverd aan de bestemmeling en verwijdert ten laatste zes maanden nadien de gegevens die de private verlener van gekwalificeerde vertrouwensdiensten over jou bezorgde als ook je tijdelijke identificatienummer.
Je kan je toestemmingen voor het gebruik van de eBox, voor de keuze van een erkende dienstverlener of een andere overheid om je berichten te ontvangen, voor het ontvangen van notificaties van private verleners van gekwalificeerde vertrouwensdiensten of voor het ontvangen van elektronisch aangetekende berichten van ondernemingen of andere personen in je eBox, op elk moment beheren of intrekken via ‘CSAM mijn toestemmingen’.
Zoals voorzien door de AVG, kan je meer informatie verkrijgen over de verwerkingsmodaliteiten door DG Vereenvoudiging en Digitalisering te contacteren op de hieronder vermelde contactgegevens.
4. Cookies
Voor eBox worden zogenaamde "cookies" gebruikt: kleine deeltjes informatie die door de browser op uw computer worden opgeslagen.
De cookies worden gebruikt om uw voorkeurstaal te onthouden, om je te kunnen identificeren tijdens je gebruik van de dienst eBox en om niet gepersonaliseerde statistieken omtrent het gebruik van deze dienst te verzamelen.
Je kan in je browser het gebruik van cookies uitschakelen, maar dit leidt ertoe dat bepaalde onderdelen van deze dienst onbruikbaar worden.
Het sessiecookie is enkel geldig tijdens jouw bezoek.
Het cookie voor uw voorkeurstaal blijft geldig zolang je niet uitgeschreven bent of zolang je deze niet verwijderd hebt via de instellingen om cookies te beheren.
5. Logbestanden
Naast de bovenvermelde gegevens, registreert DG Vereenvoudiging en Digitalisering bij gebruik van de dienst eBox uw IP-adres, uw browser en besturingssysteem, de externe dienst die je heeft doorverwezen naar deze dienst en de datum en tijd van elke door jou bezochte pagina. Deze informatie wordt enkel verzameld voor statistische doeleinden en voor de verdere verbetering van deze dienst. De aldus ingezamelde gegevens worden in geen geval gekoppeld aan de persoonsgegevens die over jou tijdens de registratieprocedure werden verzameld.
Overeenkomstig artikel 4 van de eBox-wet registreert DG Vereenvoudiging en Digitalisering op een beveiligde manier deze informatie zodat gedurende 10 jaar kan voldaan worden aan de volgende wettelijke verplichtingen:
- het tijdstip van de verzending en ontvangst ondubbelzinnig vaststellen;
- een bewijs van verzending en ontvangst van de zending registreren in het systeem en ter beschikking stellen;
- de identiteit van de gebruiker en de bestemmeling, het tijdstip van de verzending en de ontvangst, de kennisgeving en het uniek nummer toegekend aan het bericht registreren;
- systeemfouten vaststellen en de tijdstippen registreren waarop systeemfouten verhinderen dat er wordt verzonden of ontvangen en deze informatie beschikbaar maken voor de belanghebbenden.
6. Recht van inzage, aanpassing en verbetering – wissen van gegevens en beperken van verwerkingen
Zoals voorzien door de AVG, kan je jouw persoonsgegevens verwerkt door DG Vereenvoudiging en Digitalisering steeds raadplegen of informatie verkrijgen over de verwerkingsmodaliteiten, en mag je jouw persoonsgegevens kosteloos corrigeren door DG Vereenvoudiging en Digitalisering te contacteren via de hieronder vermelde contactgegevens of door dit zelf te doen via uw eBox. Je hebt ook het recht om je persoonsgegevens te (laten) wissen, of om bepaalde verwerkingen te laten stopzetten. In sommige gevallen zal je dan geen gebruik meer kunnen maken van de eBox.
Iedere persoon heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Deze kan gecontacteerd worden via:
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
7. Wijzigingen
DG Vereenvoudiging en Digitalisering behoudt zich het recht voor om de Privacyverklaring steeds te veranderen. Wijzigingen aan de Privacyverklaring zullen via de eBox bekend worden gemaakt. Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 17 juni 2025.
8. Contactgegevens
DG Vereenvoudiging en Digitalisering is verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens en beschikt over een functionaris voor gegevensbescherming die toeziet op de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de gegevens, en op de naleving van de vereisten van de AVG. U kan deze functionaris contacteren op dpo@bosa.fgov.be voor al uw vragen inzake privacybescherming. Incidenten en klachten mag je sturen naar -dpo@bosa.fgov.be.
U kan DG Vereenvoudiging en Digitalisering contacteren op het volgende adres: FOD BOSA, DG Vereenvoudiging en Digitalisering, Simon Bolivarlaan 30, 1000 Brussel, op info@bosa.fgov.be en op telefoonnummer +32 (0)2 740 74 74.